PENYUSUNAN PERSONALIA

Nama : Ivana Ningrum Windyastri

NPM : 33112876

Kelas : 1DB09

   Proses Penyusunan Personalia, Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang  tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur –  unsurnya  terdapat dalam  organisasi.

Langkah – langkah proses ini mencakup:

1.      Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.

2.      Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.

3.      Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.

4.      .Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.

5.      Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok  demi efektivitas organisasi.

6.      Penilaian pelaksanaan  kerja : membandingkan  pelaksanaan kerja  perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam  dan  jumlah karyawan  yang  dibutuhkan dalam  pencapaian organisasi.

Ada 3 bagian perencanaan personalia :

1. Penentuan jabatan  yang harus di isi, kemampuan karyawan  yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.

2. Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.

3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penarikan Personalia

Rekruitmen berhubungan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia. Metode yang digunakan untuk menarik  personalia beragam, dalam industri  yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif,  hanya menunggu pelamar dan  ada pula yang menggunakan  pendekatan  agresif.  Metode  yang  biasa  digunakan  adalah pengiklanan, penggunaan  tenaga  honorer,  rekomendasi  dari  karyawan  yang  bekerja, penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja,  serikat buruh dan penggunaan komputer.

Seleksi Personalia

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian.  Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi. Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia.

Latihan dan Pengembangan Karyawan

Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan  latihan dasar yang diperlukan. Hal itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif. Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan – ketrampilan dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian. Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal. Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan  organisasi  adalah  organisasi  harus  mengeluarkan  biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan. Hasil dari pengembangan adalah meningkatkan kepuasan kerja karyawan, karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja. Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan.

Pemberian Kompensasi Pada Karyawan

Kompensasi  adalah  pemberian  finansial  sebagai  balas  jasa  untuk  pekerjaan  yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan datang. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan.

http://mohamadkemaludin.wordpress.com/2010/11/15/penyusunan-personalia/

WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI

Nama : Ivana Ningrum Windyastri

NPM : 33112876

Kelas : 1DB09

WEWENANG, DELEGASI, DAN DESENTRALISASI

Pengertian Wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektevitas organisasi. peranan pokok wewenang dalam fungsi pengorganisasian, wewenang dan kekuasaan sebagai metoda formal, dimana manajer menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.Wewenang formal tersebut harus di dukung juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh informal.

Pengertian Kekuasaan

Kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan. Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit organisasi dan individu di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan. Kekuasaan manager yang menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah kemampuan untuk meningkatkan penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan antara dua orang atau lebih.

Struktur Lini dan Staf

1.      Lini/garis (line organization)

Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

Sifat/ciri-ciri :

1.      Organisasi kecil,

2.      Jumlah pegawai sedikit,

3.      Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi,

4.      Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship),

5.      Spesialisasi yang dibutuhkan rendah,

6.      Anggota organisasi saling kenal mengenal,

7.      Tujuan sederhana,

2.       Organisasi staf (staff organisazition)

Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak mempunyai garis komando ke bawah/ke daerah-daerah). Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yany tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidang kepada pemimpin dalam organisasi.

Sifat/Ciri-ciri :

a.       Organisasi besar dan kompleks

b.      Jumlah karyawannya banyak

c.       Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota organisasi

d.      Terdapat dua kelompok besar manusia di dalam organisasi: 1) Line Personal; 2) staff personal yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff function)

e.       Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan dipergunakan secara
maksimal

3. Organisasi fungsional (fuctional organization)

Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, misalnya fungsi produksi, keuangan, administrasi dn lain-lain. Dalam organisasi ini seorang tenaga pengajar tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasa saja. Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan semua para tenaga pengajar/para karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan.

Sifat/ciri-ciri :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

6.      Tidak menjamin adanya kesatuan perintah

7.      Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan yang sama.

Wewenang lini, staf dan fungsional

1.      Wewenang lini

Adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

2.      Wewenang staf

Adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya.

3.      wewenang staf fungsional

Adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:

1.      Memahami komunikasi tersebut

2.      Tidak menyimpang dari tujuan organisasi

3.      Tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi

4.      Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya

Pendelegasian wewenang

Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

Sentralisasi versus Desentralisasi

Berdasarkan pemikiran di atas, maka kedepan Indonesia harus melakukan relokasi kekuasaan dari negara ke unit-unit pemerintahan yang lebih kecil, karena itu sudah merupakan kehendak jaman. Model sentralistis yang selama diprektekkan oleh pemerintah tidak dapat lagi dipertahankan.

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/wewenang-delegasi-dan-desentralisasi.html

KOORDINASI

-->

NAMA : IVANA NINGRUM WINDYASTRI

NPM : 33112876

KELAS : 1DB09

• KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S, yaitu serasi, selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.

Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/copywriting/2073204-kebutuhan-akan-koordinasi/#ixzz2CleFfNQY

   Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif.

Peningkatan spesialisasi dan menaikan kebutuhan akan koordinasi. Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan department dalam organisasi yang memepersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu:

   1.Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu.

   2.Perbedaaan dalam orientasi waktu.

   3.Perbedaan dalam orientasi anatar pribadi.

   4.Perbedaan formalitas struktur.

Pendekatan-penderkatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif.

Komunikasi adalah yang paling efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Untuk alasan itulah, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi.

http://misniawati.blogspot.com/2011/12/koordinasi-dalam-manajemen.html#!/2011/12/koordinasi-dalam-manajemen.html

PENDEKATAN - PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF
A.Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:
1.Sistem Informasi Vertical.
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.
2.Sistem Informasi Lateral.
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan.
3.Sistem Informasi Manajer Penghubung.
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.
B.Pendekatan Struktur.
Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.


MEKANISME - MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR
Berikut adalah beberapa mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi.

a.  Hirarki Manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskansecara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b.  Aturan dan Prosedur. Aturan-aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi.

c.  Rencana dan Penetapan Tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk mengkoordinasi melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan danprosedur tidak mampu lagi memperoses seluruh informasi yang diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.

IV. MENINGKATAN PENDEKATAN KOORDINASI POTENSIAL
Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu:
1.Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
2.Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu: Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

a. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

b. Panitianya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalahmasalah khusus.

c. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

d. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

e. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

V. PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, kordinasi potensialdapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban, bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
A.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

B.Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
http://www.scribd.com/doc/82913814/KOORDINASI